A priorizálás kulcsfontosságú szerepet játszik abban, mennyire vagyunk hatékonyak és mennyire vagyunk képesek sikerélményeket megélni.
Ugyanazt a teendőlistát láthatjuk reménytelennek és megvalósíthatónak is, attól függően, hogy miképp rangsoroljuk és kategorizáljuk rajta a feladatainkat.
A következő módszereket érdemes néhányszor kipróbálni és aztán ha működőképesnek érezzük őket, akkor beépíteni az eszköztárunkba.
1.’Ha csak egy dologra lenne időm ma...’
A módszer lényege, hogy miután összeírtad a feladatlistád, válaszd ki, melyik lenne az a feladat, amit akkor végeznél el, ha ma csak egy feladatra lenne időd. Ez fogja kapni az első sorszámot. Ezt követően folytathatod a rangsorolást, tedd fel magadnak újra a fenti kérdést, és amelyik feladat kiemelkedik, az lesz a második a sorban. (Az a legjobb, ha a másodikat csak azt követően választod ki, amikor az első már készen van.) A módszer hatékonysága abban rejlik, hogy rákényszerít a választásra és korlátozza a lehetőségek számát, így nagy eséllyel valóban azzal fogsz foglalkozni, aminek a legnagyobb jelentősége és a legfontosabb hozama van aznap.
2. ABC módszer
Ez a gyakorlat arra biztat, hogy a feladataidat három csoportra oszd:
’A feladatok’, a ’muszáj’ feladatok, azaz, amelyeket mindenképp el kell végezned, mert ha nem teszed meg, komoly következménye lehet magadra vagy másokra nézve is.
B ’feladatok’, a ’kellene’ feladatok, amiket azok után lenne fontos elvégezni, miután készen vannak az ’A’ típusú feladatok. Valószínűleg ezek is fontosak a listádon és talán nem olyan sürgősek még, mint az ’A’ feladatok, de megnyugtató lehet őket időben kipipálni, mielőtt sürgetőbbé válnak.
’C’ feladatok pedig a ’jó lenne’ feladatok, melyeket akár ki is törölhetsz a napodból, ha nem jut rájuk idő.
3. ’1-3-5’
Az egyik személyes kedvencem az 1-3-5 módszer, melynek első lépése szintén az, hogy írd össze a napi feladatlistád. Ezt követően válassz ezekből egy nagyobb, három közepes és öt kisebb feladatot. A nagy feladat legyen az, ami a legidőigényesebb és a legfontosabb számodra (plusz határideje is van!), a közepes feladatok, melyekhez könnyebb időkorlátot is meghatározni és öt kisebb feladatot, amit levezetésképp meg tudsz csinálni. Ideálisan az a javasolt, hogy kezdd a nagy feladattal, haladj tovább a közepesekkel és zárd a napot a kisebbekkel.
Fontos tipp: Minden priorizálási módszernél fontos első lépésben összeírni, milyen feladatokból válogathatunk. Ezt követően pedig törekedj arra, hogy beoszd őket a sürgős-fontos kategóriákba (lásd: Eisenhower-mátrix). Ez fontos alapja lesz a többi technika hatásosságának is, így erre érdemes építened a fenti módszereket.
