A kockázatok csökkentésére vonatkozó intézkedések két nagy csoportba sorolhatóak: az egyik a személyes érintkezéseket kiváltó intézkedések, a másik az elkerülhetetlen személyes ügyintézés során alkalmazható megelőző lépések.

Az elmúlt időszakban számos összegző írás született a higiéniás intézkedésekről, továbbá a home office-t támogató digitális megoldásokról, azok előnyeiről-hátrányairól. Ezért a jelen összefoglalónak nem célja a személyes kapcsolattartás helyettesítését segítő eszközök, módszerek ismertetése, ellenben azt szándékozik összefoglalni, hogy a munkatársak és ügyfelek, vevők közötti mindennapos találkozások során mely digitális megoldások segíthetik a fertőzés átadásának minimalizálását.

Közös eszközök

Az egyik legjelentősebb kockázati tényező a közös eszközök használata, ilyenek a jelenléti ívek, az azok mellett kihelyezett toll, azonban kockázatot jelentenek a közösen használt egyéb tárgyak, eszközök is. Érdemes ezen területen átgondolni, hogy a digitalizáció segítségével hogyan csökkenthetőek ezek a veszélyforrások.

A jelenléti ívek helyett ma már digitális munkaidőnyilvántartás számos helyen működik, ami akár beléptető rendszerrel is összekapcsolható. A kártyás beléptető rendszerek ma már a hatóságok számára is elfogadottak: ezekkel nemcsak a járvány lehetőségét csökkentjük, hanem a cégnél a hatékonyság is növelhető, továbbá vagyonbiztonsági haszna sem elhanyagolható.

Kockázatot növelő tényező azonban a beléptetést segítő „vendégkártyák” használata, amelyek a kártyák forgási sebességének függvényében akár jelentős problémákat is eredményezhetnek. Részben a fertőtlenítés, részben a használatban lévő kártyák számának növelésével csökkenthető a rizikó.

Korszerűbb, de költségesebb érintésmentes technológia az NFC, vagy az RFID amelyek akár távoli érzékeléssel több méterig terjedően képesek az ilyen azonosítóval rendelkező személyek, eszközök, járművel ki- és beléptetésre. Az ilyen rendszerek könnyen implementálhatók más rendszerekhez, többek között ERP-hez, HR rendszerekhez és egyéb digitális nyilvántartásokhoz.

A különböző írásos formában vezetett dokumentumok egy része egyszerű elektronikus űrlapok segítségével is kiváltható, amelyek önmagában a visszakereshetőséget és az adatarchiválást is nagyban segíthetik.

Mondjunk le a nyomtatásról! A környezetünk is megköszöni

A munkatársak között történő információáramlás egyre nagyobb mértékben történik digitális úton, de sajnos a nyomtatott dokumentum még számos cégnél/intézménynél a céges kultúra alapvető részét képezi. A kézről kézre járó papírok kiiktatásával jelentősen csökkenthető a kockázat.

Az ügyfelekkel történő interakció során leggyakrabban a papíralapú számla tartozik ebbe a körbe. Azonban a mára már szinte minden cégnél jelen lévő elektronikus számlázómegoldások képesek a számlák elektronikus úton történő kiküldésére. Megfontolandó ezek rutinszerű használata abból a szempontból is, hogy ezzel nemcsak a költséghatékonyság, hanem a környezettudatosság területén is léphetünk előre.

A papíralapú dokumentumok ügymenetből történő kiiktatásának kiváló példája az Olaszországban szinte általános gyakorlattá vált módszer, mely szerint az éttermi menükártyák helyett QR kódokat helyeznek el az asztalon, amelyek beolvasásával a vendég saját telefonján nézheti végig a napi kínálatot. A QR kódos megoldás nagyon egyszerűen alkalmazható más, olyan területen is, ahol több vevő, vendég, látogató ugyanazt a dokumentumot vette eddig kézbe. Az információk weboldalon történő publikálására számos díjmentes – akár magyar nyelvű megoldás is – lehetőséget biztosít, az így generált webcímre mutató QR kód legenerálása is számos weboldal kínál ingyenes megoldást. A teljességhez hozzátartozik, hogy néhány jogszabály nem ad lehetőséget arra, hogy egy-egy dokumentum helyben történő olvashatósága kiváltható legyen ilyen módon.

Számos cég előszeretettel alkalmazza a papíralapú kuponokat, nyereményszelvényeket, sok esetben olyan, fényes papírokon, amelynek a felületén nagyobb eséllyel marad meg kórokozó. A „kuponozás” fokozatos, digitális formára történő átállása a munkavállalóknál történő kockázatot is csökkentheti. Ma már számos vállalkozás kínál digitális kuponkibocsátási és -terjesztési lehetőséget, amely segítségével telefonon mutatható be a kedvezmény igazolása.

Érintésmentes fizetés és az értékesítés automatizálása

A bankkártyás fizetés egyre szélesebb körű elterjedése ma már lehetőséget ad arra a személyes érintkezést nélkülöző érintésmentes fizetésre, ezzel talán az egyik legnagyobb veszélyforrás – a készpénz – jelenléte minimalizálható a céges ügymenetben. Egy üzlet pénztáránál megfelelően elhelyezett, érintésmentes fizetési lehetőségére emlékeztető tábla jelentősen csökkentheti a készpénzforgalmat.

A kártyás elfogadással szembeni gyakori ellenérv az azzal járó költség, amely 0,5–1,5%, azonban a készpénz kezelése is sok esetben költséggel jár.

Belépőjegyek és egyéb termékek értékesítését, elővásárlás keretében történő forgalmazását is jelentősen segíthetik digitális megoldások, amelyekkel a sorban állások csökkenthetőek, a szociális távolságtartás eredményeképp pedig a kockázat minimalizálható. A különböző termékek (pl. munkavédelmi eszközök) automatából történő árusítása, kölcsönzése is egyre több helyen megjelenik az építőiparban.

Tartsunk nyilván, ki mit használt!

A munkatársak, beszállítók stb. által közösen használt termek, tárgyalókat használó személyek nyilvántartása egy esetlegesen bekövetkező fertőzés esetén a kontaktkutatást és értesítést nagyban segítheti. Az ilyen helyiségek– digitális formában történő – nyilvántartása is segítséget jelenthet.

Szükség esetén hasonlóan hasznos lehet az ún. „kulcsos autók” használatánál az autók használóiról és az abban utazó személyekről történő nyilvántartás vezetése, amire adott esetben egy elektronikus útnyilvántartás is lehetőséget biztosít.

A személyes adatok nyilvántartása esetén azonban fontos kiemelnünk, hogy nem szabad figyelmen kívül hagyni a GDPR által előírt adatkezelői kötelezettségek szabályait.

Számos egyéb, tematikus célszoftver és digitális megoldás is segítheti egy-egy területen a megelőzést vagy a bekövetkezett probléma esetén a kármentés gyorsítását, azonban a higiéniás előírások betartása és a nélkülözhető személyes találkozások, érintkezések számának csökkentése terén tehetünk legtöbbet a megelőzés érdekében.

A Modern Vállalkozások Programjának munkatársai azon túlmenően, hogy a vállalkozások digitális átállásában, fejlődésében nyújtanak díjmentes segítséget, olyan, már működő, digitalizációhoz kapcsolódó, a járvány terjedését gátló megoldások ismertetését is megteszik, amelyekkel csökkenthetőek az adott cégnél a kockázatok. A díjmentes, helyszíni szolgáltatást ezen az oldalon történő regisztrációt követően lehet igénybe venni.