Változtasd meg a gondolkodásmódod!

A legtöbben, mielőtt vezetői szerepbe kerülnek, sikeresek a saját területükön és hatékonyan képesek elvégezni a feladataikat. Azonban vezetőként el kell fogadnod, hogy nem tudsz mindent egyedül megcsinálni – és nem is kell.

Bár ellentmondásosnak tűnhet, de minél magasabb pozícióban ül valaki, annál kevésbé kell bevonódnia a napi operációba.

Fontos tudatosítani, hogy vezetőként már nem akkor leszel sikeres a szerepedben, ha te teljesítesz a legjobban a csapatban. Sokkal inkább azon múlik a sikeres vezetői szerep, hogy mennyire tudod támogatni a csapatodat a fejlődésben, a céljaik elérésében és a vállalat nagyobb jövőképéhez való hozzájárulásban. Ez magába foglalja, hogy segítesz nekik megtanulni a feladatokat, amelyeken dolgoznak, és adott esetben lehetőséget teremtesz számukra, hogy láthatóbb vagy nagyobb kihívást jelentő munkát végezzenek. 

Ezért is fontos megtanulni delegálni, hiszen így értékes időt nyerhetsz és több lehetőséget biztosíthatsz a csapattagjaid számára az értékteremtő munka elvégzésére, illetve a fejlődésre. A delegálás a kontroll lazításáról és az elszámoltathatóság növeléséről szól, és ha ezt elfogadod, könnyebben is fogod tudni alkalmazni ezt az eszközt.

Döntsd el, mit és kinek delegálsz!

Első lépésként írd össze az összes feladatodat, ami a következő napokban és hetekben vár rád és aztán tedd fel magadnak a következő kérdéseket:

Melyek azok a feladatok és projektek, amik megakadályoznak abban, hogy olyan magasabb szintű projekteken dolgozzak, amelyeket csak én tudok megvalósítani?

A "magas szintű" projektek gyakran azok, amelyek hozzájárulnak a vállalat hosszabb távú stratégiájához, és kevésbé sürgősek, mint a napi feladatok. Ilyen lehet például a fejlesztési célok kidolgozása a csapattagok számára. Ez a munka megköveteli a vezetői tapasztalatodat és szakértelmed, és jellemzően nem célszerű átadni egy csapattagodnak.

A többi feladatot viszont bátran delegáld a csapattagoknak!

Mely feladatok vagy projektek jelenthetnek tanulási lehetőséget a csapattagjaim számára?

Amikor delegálsz, érdemes figyelembe venni, hogy mely feladat milyen kompetenciákat igényel és milyen fejlődési lehetőséget rejt magában. Ezáltal ugyanis összekötheted a ’hasznosat a hasznossal’: úgy keretezheted a delegált feladatokat, amelyek hozzájárulnak az egyének fejlődéséhez, céljaihoz.

Világosan közöld a feladatot a csapattagokkal, tisztázd a szerepeket és a következő lépéseket!

Ha már tudod, mit és kinek szeretnél delegálni, akkor itt az idő megtervezni a feladat átadását. Először is, szervezz egy 1-on-1 beszélgetést, ahol átadhatod a pontos feladatot, az elvárásaidat és van lehetősége a másiknak kérdezni is. A meeting során világosan magyarázd el, hogy miről szól a projekt, hogyan járul hozzá a csapat vagy a szervezet céljaihoz, és miért kéred fel éppen az adott személyt, hogy dolgozzon rajta. Tekintsd a beszélgetést lehetőségnek arra, hogy elismerd a csapattagod erősségeit.

Ezt követően adj időt a csapattagodnak, hogy feldolgozza a kérést és feltegye a kérdéseit vagy megfogalmazza az aggályait. Sokkal nagyobb sikerrátával végzik el a delegált feladatokat azok, akiknek van lehetősége már az elején megvitatni a kérdéseket és a feladatot részleteiben. Az is előfordulhat, hogy vezetőként segítened kell az új prioritások meghatározását a csapattagod számára, hogy ne érezze túlterheltnek magát.

Ezt követően beszéljétek meg a határidőt és ha egy hosszabb projektről van szó, akkor azt is, hogy mely pontokon tartatok egy státusz meetinget. Így elkerülhető, hogy a másik mikromenedzselésnek érezze a vezetői bevonódást, hiszen előre lefektetitek, hogy mikor mire lesz szükséged, mikorra és minek kell elkészülnie.

Adj visszajelzést és ünnepeljétek meg a haladást!

Fontos, hogy minden esetben adj visszajelzést a delegált feladat elvégzésére. Ha hosszabb projektről van szó, akkor már a folyamat során is, ha pedig sikerül egy-egy részfeladat, akkor azt ünnepeljétek meg, emeld ki, hogy mi az, amiben jól teljesített a másik, mire lehet büszke. Ha a csapattagodat motiválja a nyilvános elismerés, akkor akár a csapat előtt is megdicsérheted, illetve a visszajelzésed során emeld ki, hogy a feladat teljesítése hogyan járul hozzá a csapat vagy a szervezet eredményeihez.  Ha fejlesztendő visszajelzést szeretnél megfogalmazni, akkor coaching szemléletet válassz: azaz kérdéseken keresztül próbáld alakítani a gondolkodását, és megérteni, a másik miként gondolkodott és hogyan lehetne változtatni vagy javítani valamin.

Összegezzetek!

Amint egy feladat vagy egy projekt lezárul, tartsatok közösen visszatekintést és tudd meg, hogyan zajlott a folyamat azoknak a szemszögéből, akiknek delegálva lett egy feladat. Megkérdezheted például, hogy mi az, ami jól ment, és mi az, ami kevésbé? Mi kellett volna ahhoz, hogy hatékonyabb legyen a munkafolyamat? Mit tanult a csapattag ebből a feladatból? Hozzájárult-e ez valamiképp a saját fejlődéséhez? 

Ezek a kérdések vezetőként abban támogathatnak, hogy fejleszd saját delegálási képességeid.

A delegálás megtanulása időbe telik, ám megéri, ugyanis, ha nem tudod helyettesíteni magad, nem tudsz vezetőként feljebb lépni sem. Tekintsd tehát a delegálást a csapatodba és önmagadba való befektetésnek. 

Felhasznált forrás itt.