Az utóbbi évek számos megpróbáltatása nagy hatással volt a munka világára is. A koronavírus-világjárvány hazánkban is nagyobb kaput nyitott a home office munkavégzés és a távmunka számára.

A home office bevezetése a KKV-szektorba

Bár a munkáltatók számára nem volt teljesen ismeretlen az otthoni munkavégzés fogalma, hazánkban korábban nem igazán volt elterjedt. A járvány okozta hirtelen, kényszerű alkalmazkodásnak köszönhetően számos vállalat esetében ennek bevezetése nem ment zökkenőmentesen.

Az, hogy a home office, mint tevékenységi forma miként jelenik meg, hogy épül be a szervezet mindennapjaiba, nagyban függ a szervezeti kultúrától, illetve a munkavállaló és a munkáltató motivációitól is.

Más tervekkel, tapasztalatokkal rendelkezik e téren egy multinacionális vállalat, megint másokkal egy kis- és középvállalkozás, hiszen egy nagyvállalat esetén általában már a szervezeti kultúrába beépült az otthoni munkavégzés, melyet kidolgozott szabályzatok, szokások, juttatások segítenek jól működtetni. Persze, nem lehet általánosítani, egy KKV esetén is számolhatunk ezzel, de talán ezeket a vállalkozásokat nagyobb meglepetésként érte, nagyobb kihívás elé állította a karantén, ezáltal a home office bevezetése.

Ugyanakkor az is fontos, hogy mit keres az adott munkavállaló, milyen motivációkkal rendelkezik, miben mozog otthonosan, milyen a személyisége. A vállalat egyik fő értéke a munkavállaló, ezért fontos szem előtt tartani azt, hogyan tudja a munkáltató fenntartani alkalmazottja motivációját. A jó vezető ismeri beosztottjai erősségeit, fejlesztendő területeit, melyeket figyelemmel kísér munkabeosztáskor, vagy a feladatok delegálásakor.

Hasonlóképp kell tekintettel lenni a munkavállaló egyéniségére, igényeire, életkörülményeire home office munkavégzés esetén is, hiszen míg egy introvertáltabb ember esetén nagyon hatékony munkavégzési formává válhat, úgy egy extrovertált, társaságkedvelő egyén esetén negatív hatással lehet a mentális egészségre. Bizonyos emberek szeretnek fókuszáltan figyelni, egy-egy feladatban elmélyülni, csendben, az otthonuk környezetében, kényelmes ruhában, míg mások pörgősebbek, szeretnek csapatban, másokkal kommunikálva dolgozni.

Hogy ismerheti fel a vezető a potenciálisan hatékony home office munkavállalót?

Elsősorban azzal, ha feltérképezi egy beszélgetéssel a dolgozó eddigi szokásait. Milyen feladatokat kedvel? Jól viseli például az open office „zaját”? Van igénye az elvonulásra? Esetleg fülhallgatóval dolgozik? Társaságkedvelő? Szeret mozogni egy-egy feladattal kapcsolatban?

Egy jó megfigyelőképességgel, empátiával rendelkező vezetőnél nincs biztosabb „mérőeszköz”, azonban a pszichológia terén számos hosszabb-rövidebb teszt áll rendelkezésre a munkavállaló személyiségének megismerésére (pl. DISC, Personality test, Karaktererősségek teszt), melyek online, szervezetfejlesztőknél, munkapszichológusoknál elérhetők.

A munkavállalók személyiségének meghatározása akár már az állásinterjúk során is megtörténhet, de későbbi átszervezések, előléptetések vagy akár a home office rendszer bevezetését megelőzően is hasznos lehet felmérni az érintettek egyéni preferenciáit és személyiség jegyeit.

Az otthoni munkavégzés előnyei, hátrányai és az ergonómia kérdése

A home office előnye, hogy a munkavállalónak nem kell munkába utazással tölteni a reggeleit, délutánjait. Kényelmesebb, illetve sokkal nagyobb autonómiát (önállóságot) élhet meg a dolgozó, hiszen ő rendezheti be munkakörnyezetét, választhatja meg öltözékét (nincs dress code). Környezetvédelmi szempontból is előnyös a home office; nemcsak a munkába járás szempontjából, hanem a munkáltató részéről is, hiszen kisebb irodák szükségesek. Néhány kutatás szerint növelheti a hatékonyságot, a munkahelyi elégedettséget.

Az otthoni munkavégzésnek ugyanakkor számos negatív hatása is megjelenhet, amiket vezetőként jó észben tartani. A magányosság érzése, az izoláltság, ezáltal a szorongás, mind együttjárhat – főként a tartós – home office munkavégzéssel. Nehezebb időkereteket tartani, sokkal nagyobb tudatosságra van szükség ahhoz, hogy a munka és a magánélet egyensúlya megmaradjon, a munkavégzés ideje ne folyjon szét.

Sokkal könnyebb belecsúszni abba, hogy párhuzamosan vezeti a munkavállaló a háztartást, és végzi a munkáját, így 

Számos dolgozó sajnos olyan helyzetbe kerülhet, hogy nincs lehetősége egy nyugodt sarkot, dolgozószobát kialakítania otthon, így nem biztosított számára a zavartalan munkavégzés. Mindezek frusztrációt, motiváció- és teljesítménycsökkenést okozhatnak.

A világjárvány előtt az ergonómiai törekvések elsősorban a minél otthonosabb irodakialakítást vették fókuszba, azonban az otthoni munkavégzéssel fordult a kocka; a vállalatoknak, akik élnek a home office lehetőségeivel, most sokkal nagyobb hangsúlyt kell fektetniük arra, hogy a munkavállaló az otthonában tudjon nyugodt, ergonomikus körülmények között dolgozni.

Mit tehetünk vezetőként hogy a home office a munkavállalóknak és a szervezeteknek is előnyös legyen?

Először is, ismerjük meg munkavállalóinkat, hiszen ez nem csak az otthoni munkavégzés miatt elengedhetetlen. Érdemes erre a tényezőre nagyobb hangsúlyt fektetni, ezáltal nem csak személyre szabottabb munkavégzést tesszük lehetővé, de növelhetjük a munkahelyi elégedettséget, és a csapatba tartozás, megbecsültség érzését is.

Az otthoni munkavégzéshez elengedhetetlen a nyugodt, ergonomikus környezet. Segítsük a munkavállalót ennek kialakításában, ha tehetjük, biztosítsunk nekik ergonomikus irodai eszközöket. Monitorozzuk dolgozóink igényeit. A megbecsültség érzéséhez hozzájárulhat az is, ha rendszeres visszajelzéseket adunk és kérünk a munkavállalóinktól, főleg, ha otthonról dolgozik, hiszen ez esetben kevesebb lehetőség van személyes interakciókra.

Biztosítsunk megfelelő mennyiségű lehetőséget szocializálódni. Home office esetén központi szerepe van a rendszeres online meetingeknek. Persze, szem előtt kell tartani ennek mennyiségét, illetve lényeges, hogy ezek a „találkozók” tényleges tartalommal teli események, beszélgetések legyenek.

A tartósan otthonról dolgozók számára kulcsfontosságú elem a csapatépítő. Ez lehet közös rekreációs program (vacsora, lézerharc, kirándulás), de akár szervezett csapatépítő tréning is. Utóbbi rendkívül hasznos lehet, ha új tag érkezik a csapatba, vagy a kollégák nem igazán ismerik egymást. 

Segítsük dolgozóinkat fizikai aktivitásuk fenntartásában. Ezt megtehetjük sport, vagy rekreációs utalvánnyal, bérletekkel, ugyanakkor online órákkal is. Amennyiben erre nincs keretünk, készíthetünk, küldhetünk rövid ismeretterjesztő anyagokat a fizikai egészség és a mobilitás megőrzése érdekében. 

Home office: munkavállalói szabadság vagy korlátlan munkaidő?

Vegyük figyelembe, hogy a home office alapvetően nem juttatás. Az otthoni munkavégzés – bár számos előnnyel járhat – még nem szabadság, vagy ösztönző juttatás, hanem egyfajta munkavégzési forma.

Munkáltatóként ajánlott ezt mindig szem előtt tartani. Amennyiben van megszabott munkaidő, vagy törzsidő, tartsuk tiszteletben. Az állandó online készenlét rendkívül terhelő a mentális egészségre. A munkaidő végének közeledtével vezetőként kerüljük az újabb feladatok delegálását, e-mailek küldését, meetingek szervezését.

Mindezek sajnos egy kevésbé jó szervezőkészséggel rendelkező, vagy elhivatottabb kolléga esetén időbeli szétfolyást, munka-magánélet egyensúlytalanságot okozhat. Amennyiben sürgős ügyről van szó, honoráljuk megfelelően a munkavállaló aktivitását, elérhetőségét.  Segítsük azon kollégákat, akiknek nehezebben megy a munkanap megszervezése tanácsadással, napirend ajánlásával.

Mint láthatjuk az otthoni munkavégzésnek rengeteg pozitív és negatív hatása van. Munkáltatóként, vezetőként érdemes átgondolni, hogy mennyit nyerünk annak bevezetésével, kivezetésével, vagy éppen megtartásával. Időnként elengedhetetlen revideálni az éppen érvényben lévő szabályok, folyamatokat, azonban mindig tartsuk szem előtt munkavállalóink és vállalatunk érdekeit egyaránt, törekedjünk az egyensúlyra.

A cikk az ergonomiacenter.hu oldalán jelent.