Kertész Róbert (K.R.): Sokszor halljuk a kifejezést, de mit jelent a gyakorlatban a HR digitalizáció?

Tallér Botond (T. B.): A HR digitalizáció a HR-folyamatok technológiai eszközökkel történő átalakítása. Ez magában foglalja a manuális adminisztráció kiváltását, az automatizálást, a hatékonyság növelését és az adatvezérelt döntéshozatal lehetővé tételét. De fontos: a digitalizáció nem egyszerűen egy szoftver megvásárlása, hanem a folyamatok újragondolása digitális eszközökkel. Ez stratégiai gondolkodást kíván a HR részéről, új skilleket, hisz ez már nem csupán egy IT-projekt. Az egész folyamat célja a digitális HR-transzformáció.

K. R.: Miért vált ma ennyire aktuálissá a HR digitalizáció kérdése?

T. B.: Az üzleti környezet egyre összetettebb, a HR-rel szembeni elvárások üzleti-, munkavállalói- és piaci oldalról folyamatosan nőnek, a technológiai fejlődés üteme gyorsabb, mint valaha. Emellett a HR folyamatosan próbálja erősíteni a pozícióját és még inkább az üzlet stratégiai partnerévé válni. Ezzel párhuzamosan a munkavállalói élmény és az elköteleződés olyan mértékű stratégiai kérdéssé vált, ami ma már kifejezetten mérhető versenyelőny.

K. R.: Akkor nem elég egy új rendszer bevezetése?

T. B.: Nem igazán. A valódi digitális transzformáció három pilléren áll: szemléletváltás, a folyamatok újragondolása és a felhasználói élmény fókuszba helyezése. Ha csak az excelt váltjuk le egy új „csilli-villi” programra, a folyamatok fókuszált felülvizsgálata nélkül, akkor az nem transzformáció, hanem puszta digitalizáció – egy drága „ráncfelvarrás”, ami nem hoz valódi értéket, csak a régi működést tesszük át egy új rendszerbe.

K. R.: És ha valaki most indulna, mi legyen az első konkrét lépés?

T. B.: Érdemes „quick win”-ekkel kezdeni, vagyis olyan területekkel, ahol gyors és látványos eredményt érhetünk el. Például:

1. Önkiszolgáló szabadságigénylés – a dolgozók mobilról kérik, a vezetők két kattintással jóváhagyják. Az adminisztráció azonnal csökken.
2. Munkaidő-nyilvántartás digitalizálása – a jelenléti ívek és túlórák valós időben követhetők, nincsenek elvesző papírok és viták.
3. Távollétek és igazolások kezelése – orvosi papírok, igazolások digitális feltöltése, így nem kallódnak el, és mindenki hozzáfér a szükséges adatokhoz.

K. R.: Mit nyerünk ezzel hosszabb távon?

T.B.: Három fő területet emelnék ki:

• Átláthatóság – a vezetők valós időben látják az adatokat.
• Hatékonyság – kevesebb hibázási lehetőség, több fókusz a valódi HR-feladatokra.
• Munkavállalói élmény – gyorsabb ügyintézés, nagyobb elégedettség.

És itt jön be a ROI kérdése: a digitalizáció-transzformáció megtérülése. Ha csökken az adminisztráció, megszűnnek a hibákból adódó költségek, és javul a munkavállalói élmény, az közvetlenül pénzben mérhető. Sok cégnél akár már a második évtől pozitív lehet a ROI, amennyiben nem „ránc-felvarrás” történt.

K. R.: Melyek a leggyakoribb hibák, amiket tapasztalsz?

T. B.: Az egyik, amikor minden folyamatot egyszerre szeretnénk digitalizálni. Ez túl nagy falat, és nagyon könnyen csalódást okoz és bizalomvesztést az üzlet felé. A másik, amikor a vezetők „elengedik” a projektet, és azt mondják: majd a HR vagy az IT megoldja. Kijelenthető azonban, hogy a HR digitalizáció-transzformáció vezetői döntés. Amennyiben nincs meg a támogatás felülről, az ellenállást szül a szervezet más területein is és a munkavállalók sem fogják sajátjuknak érezni, elfogadni és komolyan venni a változást.

K. R.: Mi a helyzet a dolgozókkal? Nem félnek az újtól?

T. B.: Ó, dehogynem. Ezért kulcs a megfelelően megtervezett és felépített változásmenedzsment és -kommunikáció. Ha a munkavállalók értik, hogy nekik is könnyebb lesz – például nem kell papírt leadni, vagy bárhonnan intézhetnek dolgokat mobilon –, akkor sokkal nyitottabbak. Ha pedig bevonjuk őket a tesztelésbe és a visszajelzésbe, akkor partnernek érzik magukat, nem változás elszenvedőinek.

Én mindig javaslom, hogy legyenek ún. változásnagykövetek vagy belső támogatók: kollégák, akik korábban is érdeklődtek a digitalizáció iránt, és szívesen kipróbálnak újdonságokat. Ők segítenek közvetíteni a változást, megmutatni annak értékeit, mert a saját csapatukban hitelesebbek, mint bármilyen külső tanácsadó. 

Fontos, hogy olyan kollégákat is válasszon a HR, akik eleinte ellenállnak az egésznek. Ez nem baj, sőt: az ő visszajelzéseik gyakran a leghasznosabbak, mert rámutatnak olyan problémákra, amiket más nem vett volna észre. Ha őket sikerül megnyerni, az egész szervezet könnyebben követi a változást. Fontos, hogy kapjanak valami extrát, ajándékot, bónuszt, elismerést.

K. R.: Sokan kérdezik: mennyi idő, mire megjön a hatás?

T. B.: Ha jól választják meg a kezdő lépést, már az első hónapban látszik a különbség. Például, amikor egy cégnél digitális túlóra-nyilvántartás indult, rögtön megszűntek a viták a kifizetéseknél – ez rengeteg energiát szabadított fel.

K. R.: Kiknek kell ebben benne lenniük? Csak a HR-nek?

T. B.: Egyáltalán nem. A HR digitalizáció-transzformáció csapatmunka: HR, IT, pénzügy és a vezetés együtt. De a legfontosabb: legyen egy kijelölt projektgazda, aki a sajátjának érzi a folyamatot. Ha mindenki „csak hozzátesz”, de senki nem viszi, akkor szétesik.

K. R.: Sok vezető azt mondja: „eddig is működött, most is elmegy így.” Te mit válaszolsz erre?

T. B.: Ez a legveszélyesebb hozzáállás. A digitalizáció-transzformáció nem divat, hanem versenyelőny. Ha a versenytársak előbb lépnek, gyorsabbak és hatékonyabbak lesznek – és a munkavállalóik is elégedettebbek. Ez hosszú távon komoly hátrányt jelent azoknak, akik kivárnak.

K. R.: Ha egy vezető most azon gondolkodik, hogy digitalizálásba kezd, mi legyen az első lépése?

T. B.: Az első: beszéljen szakértőkkel. Egy 30 perces kötelezettségmentes szakmai beszélgetés már elég ahhoz, hogy kiderüljön: hol vannak a legnagyobb lehetőségek, és merre érdemes indulni. Sok vezető ilyenkor döbben rá, hogy nem is annyira bonyolult, csak eddig nem nézett rá kívülről.

K. R.: Tehát a HR-digitalizáció nemcsak eszköz, hanem stratégiai lehetőség.

T. B.: Így van. A digitalizáció nem opció, hanem szükségszerűség. A kérdés már nem az, hogy „kell-e”, hanem hogy „mikor” és „hogyan”.

(Borítókép: Adobe Stock)